Un cahier des charges précis évite les malentendus les plus fréquents : tâches oubliées, attentes mal comprises, zones sensibles négligées. Il sert de référence commune entre vous, l’intervenant et votre interlocutrice, et permet un contrôle objectif du travail réalisé.
Les espaces à lister
La première étape consiste à lister précisément chaque espace concerné, plutôt que de parler globalement des « bureaux » :
- Postes de travail et open-spaces
- Salles de réunion
- Accueil et zones de circulation
- Sanitaires (nombre et emplacement)
- Cuisine ou salle de pause
- Zones sensibles à exclure (salle serveur, archives, coffre)
Les tâches à préciser par espace
Pour chaque espace, précisez les tâches attendues et leur niveau d’exigence : dépoussiérage des surfaces, aspiration et lavage des sols, vidage des corbeilles, entretien des points de contact courants, réapprovisionnement des consommables. Plus la description est concrète, plus le résultat sera conforme à vos attentes dès le premier passage.
Fréquence et horaires
Le cahier des charges précise aussi la fréquence retenue par espace (voir notre article sur la fréquence de nettoyage des bureaux) et les horaires possibles : avant l’arrivée des équipes, après leur départ, ou en dehors des heures d’ouverture pour les commerces.
Accès, clés et consignes de sécurité
Les modalités d’accès (clés, badge, code, ou présence obligatoire) doivent être formalisées, ainsi que les consignes de sécurité et de confidentialité propres à vos locaux : zones à ne pas ouvrir, documents à ne pas déplacer, protocole en cas d’alarme.
Un document vivant, pas figé
Le cahier des charges n’est pas gravé dans le marbre : il évolue avec votre organisation. Un changement d’effectif, un déménagement interne ou une nouvelle salle à intégrer sont autant de raisons de le mettre à jour avec votre interlocutrice.
Erreurs à éviter
- Rester trop vague (« nettoyer les bureaux ») sans détailler les tâches attendues dans chaque espace.
- Oublier de mentionner les zones sensibles à exclure (salle serveur, archives, coffre).
- Ne jamais mettre à jour le document après un changement d’organisation ou d’effectif.