Quatre critères permettent de fixer une fréquence réaliste : le nombre de personnes présentes chaque jour, la surface à couvrir, le type d’activité et la présence ou non de visiteurs externes. Un plateau de 30 postes utilisé toute la semaine ne se traite pas comme un cabinet de trois personnes ouvert trois jours.
Quotidien, plusieurs fois par semaine ou hebdomadaire
En pratique, voici les repères que nous utilisons pour orienter une première estimation, avant d’affiner ensemble selon votre cahier des charges :
- Plus de 15 postes ou forte fréquentation : passage quotidien recommandé
- 5 à 15 postes, activité courante : 2 à 3 passages par semaine
- Moins de 5 postes, cabinet ou bureau individuel : passage hebdomadaire souvent suffisant
- Salle de réunion utilisée en continu : remise en état après chaque usage, en complément de la fréquence de base
Le cas des espaces recevant du public
Un commerce, une salle d’attente ou un accueil très fréquenté demande une vigilance accrue sur les sanitaires et les points de contact, quel que soit l’effectif interne. Ces espaces sont souvent traités quotidiennement, y compris lorsque le reste des locaux passe par une fréquence plus légère.
Une fréquence unique, ou différenciée par espace ?
La fréquence n’a pas à être identique partout. Il est courant de prévoir un entretien quotidien des sanitaires et de la cuisine, un passage hebdomadaire pour les bureaux individuels peu utilisés, et un passage à la demande pour les salles de réunion. C’est l’objet du cahier des charges que nous établissons avec vous.
Ajuster la fréquence dans le temps
Un effectif qui grandit, un déménagement, une saisonnalité d’activité : la fréquence retenue au départ n’est pas figée. Nous recommandons de la revoir avec votre interlocutrice dès que votre organisation évolue sensiblement, pour garder un budget ajusté à la réalité.
Erreurs à éviter
- Sous-estimer la fréquence nécessaire pour des sanitaires très fréquentés, au motif que le reste des bureaux est calme.
- Demander un passage quotidien par habitude, sans effectif réel qui le justifie, ce qui alourdit inutilement le budget.
- Ne jamais réévaluer la fréquence après un changement d’effectif ou d’organisation des locaux.